چگونه تیمی منسجم داشته باشیم؟ - وبلاگ خانی

به گزارش وبلاگ خانی، داشتن تیمی منسجم از نیروهای متخصص، رویای هر مدیری است.

یکی از سوالات مهمی که مدیران سازمانها با آن روبرو هستند، این است که چطور مجموعه ای از نیروهای متخصص و حرفه ای را در کنار هم بچینند، تا بتوانند به برترین نحو باهم کار نمایند. آیا سیستم سنتی کار می کتد یا به سمت گروه هایی با مدیریت گسترده باید بروند؟ در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

چالشی ترین بخش مدیریت، جلوگیری از ایجاد دلخوری در تداخلات کاری و کاهش بازدهی در میان گروهی متشکل از افراد متخصص است. رویکرد سنتی در این مواقع این است که فرد با تجربه و تخصص بیشتر را به عنوان سرگروه این نوع تیم ها انتخاب کنید. تصور عمومی بر این است که این فرد می تواند در مواقع مختلف تصمیمات درست اتخاذ کند و وظایف و مسئولیت ها را به خوبی بین افراد تقسیم کند. تیم هایی با ساختار این چنینی، چارتی سفت و سخت دارند که تمامی تصمیمات حول مرکز آن ها و فرد تعیین شده اتفاق می افتد.

استفاده از روش بالا نقاط ضعف مختلفی دارد. مشکل اصلی در این نوع ساختار این خواهد بود که پس از بزرگ شدن تیم و پروژه ها و احتیاج به انعطاف بیشتر، فرد مرکزی به جای مدیریت کردن مشغول ایجاد ارتباط بین افراد خواهد شد و وظایف خود را به خوبی انجام نخواهد داد.

ساختار دیگر نوعی است که تیم را به صورت مدیریت داخلی یا Self Manage ایجاد می نماید. در این نوع تیم ها، افراد با تخصص های مشابه در کنار یکدیگر خواهند بود و هرکدام وظیفه تعیین خود را می دانند. شخصیت چنین تیم هایی وابسته به اشتراک تجربیات و تصمیم گیری های غیر متمرکز (وابسته به یک نفر) است. اگرچه در این نوع از ساختار، ایده ها به راحتی به جریان درمی آیند؛ اما پس از مدتی احساس احتیاج برای ارتباط اعضا با یکدیگر و صحبت های میان گروهی افزایش پیدا می نماید. با این روش احتیاج به هماهنگی افزایش پیدا می نماید و پس از مدتی کارایی و بازده تیم کاهش می یابد.

هر دو نوع ساختار ستاره ای (مدیریت متمرکز بر فرد) و چرخی (مدیریت داخلی) مزایا و معایب خاص خود را دارند. مدت ها است که مدیران سعی می نمایند ساختاری بینابین این دو نوع مدیریت تیم پیدا نمایند. نتایج تحقیقات تازه، روش و ساختاری تازه برای مدیریت تیم های متشکل از متخصصان ارائه می دهد.

تحقیقات تازهی روی 71 تیم توسعه نرم افزار انجام شده است که در شرکت های بزرگ فناوری آمریکا مشغول به کار هستند. در این تحقیقات 484 نفر شرکت داشته اند که میانگین سابقه کاری آن ها 12 سال بوده است. تحقیقات روی این افراد به صورت گروه های آزمایشی با پروژه های متنوع طراحی و فنی انجام شد. نتیجه تحقیقات نشان داد که تیم های با بیشترین کارایی، تیم هایی هستند که بر اساس فاز پروژه، ساختارهای غیر متمرکز یا متمرکز به کار می گیرند. تیم هایی که از این فرایند پیروی می کردند، در فاکتورهای مختلف مسیریابی، موفقیت، تداخل کاری، اثربخشی کار تیمی و … نتایج خوبی از خود نشان دادند. مشتریان نیز از کار کردن با تیم های این چنینی راضی تر بودند.

نتیجه تحقیقات نشان داد که فازهای مختلف پروژه، احتیاج به ساختارهای متنوع در تیم ها دارند. در ابتدای کار و در فاز طراحی، پیکربندی غیر متمرکز تخصص ها مورد احتیاج است. دلایل این انتخاب ساختار در این مرحله عبارتند از:

با اشتراک تجربه ها، تخصص ها و ایده ها در زمان طراحی، اعضای تیم درک بهتری از ساختار پروژه خواهند داشت. آن ها مسائل را بهتر خواهند فهمید و به یک طراحی بهینه می رسند.

در زمان شناسایی موارد مورد احتیاج برای فراوری، ساختار غیر متمرکز تداخل کمتری ایجاد می نماید و راه چاره های بهینه تری ارائه می دهد.

استفاده از افکار، ایده ها و تخصص تمام افراد گروه در این مرحله، از تفکر فردی که در ساختارهای سنتی شکل می گرفت جلوگیری می نماید. نتیجه تحقیقات نشان می دهد که هرچه مسئله مورد بحث در طراحی پیچیده تر باشد، باید اعضای بیشتری از گروه را در تصمیم گیری ها دخیل کرد.

پس از آن که طراحی انجام شد و راه چاره انتخاب شد، برای اجرای آن احتیاج به پیکربندی متمرکز است. دلایل استفاده از این ساختار در این مرحله عبارتند از:

اجرا کردن یک راه چاره، احتیاج شدیدی به دانش متمرکز اجرایی دارد.

در این مرحله، تمرکز باعث کاهش برداشت های غلط از آنالیزها می گردد و کارایی راه چاره را افزایش می دهد.

اجرای یک راه چاره تأییدشده و تعیین با استفاده از تیم متمرکز با نقش های سلسله مراتبی تعیین، از تداخل کارهای جلوگیری خواهد نمود و احتیاج ارتباط بین افراد را کاهش خواهد داد.